Supervisor de Operações administrativas e backoffice

Supervisor(a) de Operações Administrativas e Backoffice

Local: Vitória/ES

Modelo de trabalho: Presencial

Empresa: Leaf

Sobre a Leaf

A Leaf é uma empresa de Engenharia Operacional que atua na transformação, automação e operação de processos empresariais complexos.

Combinamos Consultoria, Tecnologia, Inteligência e Operação para entregar serviços de alta performance a grandes empresas, instituições financeiras, departamentos jurídicos, escritórios e organizações de diferentes segmentos.

Nossa operação envolve processamento de informações, rotinas administrativas, backoffice, workflows, sistemas, automações, indicadores, SLAs e relacionamento com clientes.

Sobre a posição

Buscamos um(a) Supervisor(a) de Operações Administrativas e Backoffice para liderar equipes responsáveis pela execução de serviços administrativos, processamento de informações e rotinas de backoffice para clientes da Leaf.

Importante: esta posição NÃO é direcionada a operações de logística, transporte, estoque, armazém, produção industrial, varejo ou operações físicas.

O Supervisor será responsável não apenas pela produtividade da equipe, mas também pela qualidade da entrega, cumprimento dos SLAs, gestão das pessoas e relacionamento operacional com os clientes sob sua responsabilidade.

Principais responsabilidades

• Liderar equipes de operadores responsáveis por serviços administrativos e de backoffice;
• Acompanhar diariamente volume recebido, volume processado, produtividade, backlog e capacidade operacional;
• Garantir o cumprimento dos SLAs contratados;
• Monitorar indicadores de produtividade, qualidade, retrabalho e desempenho;
• Organizar prioridades e distribuir atividades entre os integrantes da equipe;
• Identificar riscos operacionais antes que afetem o cliente;
• Elaborar e acompanhar planos de ação;
• Realizar reuniões periódicas de acompanhamento com clientes;
• Posicionar clientes sobre andamento das operações, volumes, ocorrências, desvios e planos de correção;
• Garantir uma comunicação clara, profissional e proativa com os clientes;
• Conduzir reuniões de equipe, feedbacks e acompanhamento individual dos colaboradores;
• Desenvolver os profissionais sob sua gestão;
• Atuar na gestão de conflitos e problemas operacionais;
• Trabalhar em conjunto com áreas de Tecnologia, Projetos, Qualidade e Sucesso do Cliente;
• Identificar oportunidades de melhoria de processos, automação e ganho de produtividade;
• Apoiar o dimensionamento da capacidade das equipes;
• Garantir o cumprimento dos procedimentos, controles internos e padrões de qualidade da Leaf.

O que esperamos deste profissional

Mais do que conhecimento técnico sobre uma determinada operação, buscamos alguém capaz de gerenciar pessoas, operação e cliente simultaneamente.

Esperamos um profissional que consiga analisar uma operação e responder com segurança:

• Qual o volume recebido?
• Quanto foi processado?
• Qual a produtividade da equipe?
• Existe backlog?
• O SLA está sendo cumprido?
• Existe risco para o cliente?
• A capacidade atual é suficiente?
• Qual o plano de ação para os desvios identificados?

Requisitos

• Ensino superior completo ou em andamento em Administração, Engenharia de Produção, Gestão de Processos, Gestão Empresarial ou áreas correlatas;
• Experiência com liderança de equipes em operações administrativas ou de serviços;
• Experiência com BPO, backoffice, CSC, operações financeiras, jurídicas, documentais ou processamento administrativo será considerada um importante diferencial;
• Experiência com gestão de SLAs e indicadores operacionais;
• Capacidade de análise de produtividade, backlog e capacidade;
• Boa comunicação verbal e escrita;
• Experiência no relacionamento com clientes;
• Capacidade para conduzir reuniões e apresentações;
• Conhecimento intermediário ou avançado de Excel;
• Perfil organizado, analítico e orientado a resultados;
• Capacidade de liderança, feedback e desenvolvimento de pessoas.

Diferenciais

• Experiência em empresas de BPO ou prestação de serviços;
• Experiência em operações de alto volume;
• Conhecimento de Power BI;
• Conhecimento de metodologias de melhoria contínua;
• Experiência com automação de processos, RPA ou workflows;
• Experiência com operações para bancos, financeiras, departamentos jurídicos ou escritórios de advocacia;
• Conhecimento de conceitos de Capacity Planning.

Perfil que buscamos

Procuramos alguém que tenha:

Visão de cliente: entende que o cliente precisa estar informado e sentir que sua operação está sendo acompanhada.

Visão de gestão: entende que liderar não é apenas cobrar produção, mas desenvolver pessoas, orientar, acompanhar e corrigir.

Visão de negócio: compreende o impacto de produtividade, capacidade, qualidade, SLA e retrabalho no resultado da operação.

Senso de prioridade: sabe identificar o que precisa ser tratado imediatamente e o que pode ser planejado.

Comunicação: consegue conversar com operadores, gestores internos e clientes de forma clara e profissional.

Proatividade: não espera o cliente reclamar para identificar um problema.

Nosso desafio

Queremos elevar o nível de gestão das nossas operações.

Na Leaf, o Supervisor de Operações deve ser o responsável por garantir três pilares:

Pessoas + Operação + Cliente.

Não buscamos simplesmente o melhor executor de uma atividade.

Buscamos um gestor de operações capaz de fazer sua equipe entregar, antecipar problemas e garantir que nossos clientes se sintam assistidos pela Leaf.

Se você possui esse perfil e deseja trabalhar em uma empresa que combina tecnologia, processos, automação e operações de alta performance, queremos conhecer você.